Vad gör du med material i avslutade Teams-projekt?

När ett projekt eller uppdrag är avslutat har man ofta en hel del material och dokument kvar som man kanske inte riktigt vet vad man ska göra med. Om projektet är pausat och man inte riktigt vet om det kommer att aktiveras igen så vill man inte ta bort det men eftersom det inte är aktivt vill man heller inte hitta det i sökningar.

Det är ganska vanligt att ta den enkla vägen att dölja eller gå ur teamet så att man slipper tänka på det och kan gå vidare till nya projekt och arbetsuppgifter. Problemet med detta är att den potentiellt värdefulla informationen ni kunnat dra nytta av i andra projekt tappas bort, ni får en rörig Teamsmiljö med team som ingen längre kommer åt och det är också stor risk att det skapas nya team i onödan istället för att återaktivera ett "gammalt" team.

För att kunna ta beslut om hur ni ska agera i denna situation kan det hjälpa att svara på dessa frågor:

• Kommer vi behöva materialet igen?
• Vad är det som behöver sparas - allt eller bara dokument?
• Vill vi ha materialet lätt tillgängligt och återanvändbart eller vill vi lägga undan det så att det inte kan ändras/användas av misstag?

Vilka alternativ finns det?

Dölj så att du kan fokusera på annat

När ett projekt eller uppdrag är tillfälligt inaktivt, för dig eller för hela teamet, är det lämpligt att välja att dölja teamet eller kanalen.

Att dölja ett team innebär att du inte ser det i den vanliga teamslistan, teamet är fortfarande helt aktivt men du slipper få notifieringar om uppdateringar och händelser som inte är direkt riktade till dig. Om du väljer att dölja ett team påverkar det inte någon annan.

Dolda team hittar du under rubriken Dolda team i din teamslista.

Du kan också dölja en kanal. Detta påverkar bara vilka kanaler du själv ser, och dina notifieringar, men gör det enklare att fokusera på de kanaler du är aktiv i och intresserad av.

Arkivera och spara informationen precis som den är

När det finns anledning att bevara kommunikation och dokument men ni inte vill att teamet ska vara aktivt är det lämpligt att välja arkivering.

Arkivering innebär att teamet, med konversationer och filer, skrivskyddas och döljs. Medlemmar kan läsa och hämta information och dokument men kan inte lägga till, ta bort eller ändra något.

Ett arkiverat team syns normalt inte i den vanliga teamslistan men du kan fortfarande söka i teamet efter saker du behöver.

Inom kort kommer du också kunna arkivera en enskild kanal och på så vis bevara innehållet utan att kanalen är aktiv. Kanalen kommer inte synas i flödet och innehållet är skrivskyddat men det är fortfarande sökbart.

Det fiffiga med arkiverade team och kanaler är att de kan aktiveras igen vid behov. Är du ägare till teamet kan du när som helst välja Återställ och då tas skrivskyddet bort så att kommunikationen kan återupptas.

Gå ur om du inte vill ha tillgång till materialet längre

Ifall arbetet ska fortgå men du själv inte vill ha tillgång till informationen längre kan du välja att gå ur teamet. Är du ägare till teamet behöver du först nedgraderas till medlem och det måste alltid finnas kvar minst en ägare i teamet.

Du kan inte gå ur ett organisationsomfattande team eftersom medlemskapet där hanteras med automatik - alla användare i organisationen blir automatiskt medlemmar i teamet.

När det gäller kanaler kan du gå ur privata kanaler men inte de vanliga standardkanalerna (du kan välja att stänga av alla notifieringar och dölja dem som du inte är intresserad av). Delade kanaler kan du gå ur, förutsatt att de inte är delade med ett team som du är medlem i.  

Ta bort för att rensa upp och frigöra utrymme

Inaktiva team och kanaler som inte kommer att aktiveras igen är det bra att rensa bort efter att de tömts på eventuellt material som ni vill bevara - både för att spara utrymme och för att hålla teamsmiljön aktuell och välstrukturerad.

Kanalkonversationer går inte flytta men har ni inte några viktiga konversationer som ni vill bevara går det flytta de dokument och annat som ni vill ha kvar, kanske till ett gemensamt projektarkiv, och därefter ta bort teamet eller kanalen.

När du tar bort en kanal tänk på att kanalmappen (mappen för filer som hör till kanalen) inte tas bort automatiskt, den behöver tömmas och tas bort manuellt.

När man tar bort ett team eller en kanal har man 30 dagar på sig för eventuell återställning, därefter tas det bort permanent och går inte att återställa.

Håll ordning för att skapa bästa möjliga miljö

Att hantera inaktiva team och kanaler är en viktig del av att behålla en strukturerad och effektiv digital arbetsplats. Att veta när det är dags att dölja, arkivera, gå ur eller ta bort ett team eller en kanal kan göra stor skillnad för din produktivitet och arbetsflöde.

Kom ihåg att oavsett vilket alternativ du väljer, handlar det om att skapa den bästa möjliga miljön för dig och ditt team. Det är också en fråga om god digital hygien – genom att hålla ordning i era digitala utrymmen undviker ni onödig förvirring och sparar värdefull tid.

Med dessa tips och råd hoppas vi att du känner dig trygg i hur du ska hantera dina inaktiva team och kanaler. Om du behöver ytterligare hjälp eller har frågor kring hur du kan optimera användningen av Microsoft Teams, tveka inte att kontakta oss på Cognit. Vi hjälper er gärna att navigera i Microsoft Teams och hitta de lösningar som passar just er verksamhet bäst.