5 tips för bättre samarbete i Microsoft Teams

Microsoft Team är ett verktyg som har massor av olika funktioner men som vanligt med applikationer så är det människorna och användandet av verktyget som avgör hur mycket effekt det får för verksamheten.

Vi på Cognit jobbar ständigt med att förbättra arbetssättet kring Microsoft Teams både internt och ute hos våra kunder. Under resans gång har vi samlat på oss några konkreta tips att ha med er i bakhuvudet när ni använder Microsoft Teams. Tipsen är följande:

1. Förtydliga och förmedla känslor med rörliga bilder
2. Var aktiv i din feedback
3. Gemensam tanke och informationsstruktur i Teams
4. Välj rätt sätt att interagera i rätt situation
5. Dokumentera beslutspunkter under möten

1) Förtydliga och förmedla känslor med rörliga bilder

En bra funktion som du kan använda i alla konversationer och chattar är att lägga till färdiga rörliga bilder och emojis. En bild kan säga mer än tusen ord, våga testa om du inte har gjort det förut och berika dina konversationer!

2) Var aktiv i din feedback

Har någon skrivit något som du tycker är bra eller där det finns ett värde i att personen får veta att du har mottagit informationen? Skriv ett kort svar eller ge en enkel ”tummen-upp”-emoji så att personen på andra sidan konversationen vet att du har läst och värderat informationen. Det kan vara värt en hel del för den som skrev meddelandet. Det kan vara skillnaden mellan att den som skrev meddelandet helt kan släppa uppgiften eller att det blir ytterligare en sak som snurrar runt på personens att-göra-lista.

3) Gemensam tanke och informationsstruktur i Teams

Det är lätt att det blir rörigt i ett system där många kan bidra och skapa innehåll. Förbered en bra grundstruktur och ett tankesätt som är anpassat för ert behov - gör det enkelt för användarna att hitta information om hur det är tänkt att de ska jobba med information i Microsoft Teams. Risken är annars att alla hittar på sitt eget sätt att jobba, och det kommer att skapa oordning, dubbelarbete, frustration och även introducera risker för att fel information används i viktiga situationer.

4) Välj rätt sätt att interagera i rätt situation

Sitter du och skriver långa frågor och svar med en kollega? Ring upp ett samtal/videosamtal så sparar du garanterat tid och undviker kanske missförstånd. Försök att få in det i ryggraden så att du hellre ringer "för tidigt" än för sent så sparar ni tid båda två. Sitter du och försöker förklara vad du ser på skärmen? Dela skärmen med den du pratar med så blir livet mycket lättare.

Kom ihåg att antalet nyanser du kan få fram varierar med vilken typ av interaktionssätt du använder. Inte sällan rör det sig om att blanda flera olika interaktionssätt. Poängen är att du bör ställa dig frågan ”är denna fråga lämplig att ta via skrift eller borde vi kanske ta ett möte ansikte mot ansikte?” och försöka värdera vad som är lämpligt för just den situationen. Frågor som är komplexa eller där det är starka känslor inblandade lämpar sig inte att ta via skrift.

‍

5) Dokumentera beslutspunkter under möten

Röst och video är ju fantastiskt, men undvik att hamna i fällan att köra möten utan att dokumentera vad mötet ledde till. Precis som med vanliga möten behöver ni dokumentera exempelvis ”Vad beslutades?” ”Vilka actions finns”, ”vem ska utföra dem?" och "när förväntas det vara klart?”.

Kom ihåg att din konversationshistorik sparas och kan återbesökas medan ljud- och videosamtal inte sparas.

Rådet gäller även för textkonversationer – extrahera ut punkter och använd era verktyg för att hantera mötesprotokoll och ”att göra”-listor så blir efterarbetet mera effektivt.

Vi hjälper dig komma igång snabbt

Cognit gör det enkelt för ledningen och verksamhet att göra information lättillgänglig och skapa effektiva samarbeten.  

Med våra paketerade lösningar kan vi snabbt se till att ni kan jobba effektivt och strukturerat med hjälp av Office 365 och/eller AmpliFlow.  

Efter att du fått vår hjälp har ni:

• Tillgängliggjort ledningssystemet genom ett Intranät som redan från dag 1 innehåller en skalstruktur med de sidor ni behöver fylla -så att det blir enkelt att publicera och hitta gällande information
• Förenklat samarbete, möten, kommunikation och fått en struktur för Microsoft Teams. Så att ni kan mötas, prata och samarbeta utan hinder.
• Säkerställt att standardiserat arbete kommer utföras på rätt sätt varje gång, så att jobbet blir korrekt utfört, spårbart och att avvikelser och förbättringsförslag samlas in och hanteras. Utan att ni för den delen är beroende av en specifik person.

Hör av er till oss idag för att boka in ett projekt - det är ingen idé att vänta.