En gång i tiden bestod ett intranät bara av en webbsida med länkar ut till andra system. Eventuellt innehöll det en dokumentstruktur och några nyheter från ledningen som den ville kommunicera nedåt i organisationen.
Med tiden började sökfunktioner bli mer efterfrågade, intranäten började bli mer verktyg för medarbetare än rena informationsplatser.
Nu för tiden är intranät så mycket mer än bara ett dokumenthanteringssystem. Idag kan intranätet vara ett fantastiskt verktyg för samarbete och kommunikation - både mellan individer och mellan ledning och medarbetare.
Många är vi som minns när ”Sociala Intranät” var det som alla pratade om. Det var dags att fokusera på kommunikation.
Nu pratar alla på samma sätt om ”AI” och ”maskininlärning”, häftiga och potentiellt världsförändrade tekniker – men vi får inte glömma att många fortfarande brottas med samma problem som på tidigt 2000-tal.
Användarna ställer sig fortfarande frågan:
- ”Var hittar jag information om X?” eller
- ”Hur genomför jag process/arbetsmoment Y på rätt sätt?”
Ett välfungerande intranät som lyckas tillgängliggöra rätt information till rätt person vid rätt tid så att medarbetaren kan hitta, skapa eller dela information på rätt sätt kan kapa bort enormt många timmar av arbete.
Dessa kostnader är allmänt kända som kvalitetsbristkostnader.
Det medför såklart att investeringar som görs för att möta dessa saker måste ses som kvalitets-upprätthållandekostnader.
En intressant sak med dessa termer är att det är är mycket dyrare att investera i kvalitet efter att något har gått fel eller avvikelser har upptäckts – det säger sig självt att det blir effektivare att motverka att avvikelserna någonsin uppstår.
Intranät som agerar som en hubb som samlar styrande information, samarbetsverktyg och samarbetsytor tillsammans med intern kommunikation är i vår mening ett högaktuellt område och något som enbart kommer att växa i framtiden.
Behovet av moderna lösningar som möjliggör den ”digitala arbetsplatsen” där du kan arbeta oavsett var du är, vilken enhet du är på eller vilka personer du behöver jobba med är för många bolag inte längre något som går att välja. Det är ett absolut krav.
Nyckeln nu handlar om att snabbt kunna ställa om. Tiden när vi kunde ta 1,2 (Källa: Nielsen Normal Group) år på oss att implementera ett vinnande intranät är förbi. Vi måste kunna komma upp snabbt på banan och följa vår föränderliga omvärld.
Vi på Cognit gör detta genom att tillhandahålla olika paketerade lösningar som bygger på standardisering, best practice och kundanpassning. Det må låta som en motsägelse men det vi kundanpassar är strukturer och styrmodeller – inte primärt tekniska funktioner. När vi genomför processautomatiseringar handlar det ofta om saker som kan vara på banan på veckor, eller till och med dagar – eller i det bästa av fallen – timmar eller minuter.
Nuförtiden är alltså intranät så mycket mer än bara ett dokumenthanteringssystem, som det var från början. Idag kan intranätet vara ett fantastiskt verktyg för samarbete och kommunikation - både mellan individer och mellan ledning och medarbetare. Ett verktyg som leder till resultat.
Frågan "Vad är det för mål vi kontinuerligt vill förbättra mot?" måste besvaras inför varje intranät- /interkommunikations-/ ledningssystemsinförande-/ digitalarbetsplats- eller certifieringsprojekt.
Intranätet måste ha ett syfte för att användas och leverera nytta till organisationen.
Ta också för vana att regelbundet ställa frågan "Varför?" även när lösningarna är uppe och rullar.
Kanske går det att lägga till en delmängd av de önskade funktioner som skulle underlätta för medarbetarna för att börja få effekter fort? Eller ta bort funktioner och information som inte används?
Hur mycket skulle ni tjäna på att ”hit the ground running” med en standardiserad lösning ni kan växa i?