Uppskattad lästid: 0:00

Varför ska vi ha ett intranät?

Nuförtiden är intranät så mycket mer än bara ett dokumenthanteringssystem. Idag kan intranätet vara ett fantastiskt verktyg för samarbete och kommunikation - både mellan individer och mellan ledning och medarbetare. Ett verktyg som leder till resultat.

I den här artikeln går vi igenom vart begreppet kommer ifrån och vad intranät är idag.

En gång i tiden bestod ett intranät bara av en webbsida med länkar ut till andra system. Eventuellt innehöll det en dokumentstruktur och några nyheter från ledningen som den ville kommunicera nedåt i organisationen.

Med tiden började sökfunktioner bli mer efterfrågade, intranäten började bli mer verktyg för medarbetare än rena informationsplatser.

Många är vi som minns när ”Sociala Intranät” var det som alla pratade om. Det var dags att fokusera på kommunikation (Jag vill inte ens försöka mig på att gissa hur mycket pengar som spenderades i sökandet efter den heliga graalen - lösningen som fick alla medarbetare aktivt engagerade på ”det sociala intranätet”. Vissa lyckades, det vet vi men hur gick det för den stora massan?).

Såhär i 2019 pratar alla på samma sätt om ”AI” och ”maskininlärning”, häftiga och potentiellt världsförändrade tekniker – men vi får inte glömma att många fortfarande brottas med samma problem som på tidigt 2000-tal.

Digitaliseringen har inte slagit igenom på alla ställen. Många användare ställer sig fortfarande frågan ”Vart hittar jag information om X?” eller ”Hur genomför jag process/arbetsmoment Y på rätt sätt?”

En studie från McKinsey/IDC som (av någon anledning) återkommer i någon form gång på gång i artiklar om den ”digitala arbetsplatsen”, ”sociala ekonomier” och annat relaterat till området har några intressanta siffror. Notera dock att data är från 2012, mycket har förmodligen hänt.

Figur 1 -Siffror från “The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies” www.mckinsey.com/industries/high-tech/our-insights/the-social-economy

Kvalitetsbristkostnader eller kvalitetsupprätthållandekostnader

Om vi ska tro på denna data skulle ett välfungerande intranät som lyckas tillgängliggöra rätt information till rätt person vid rätt tid så att medarbetaren kan hitta, skapa eller dela information på rätt sätt kunna kapa bort enormt många timmar av arbete.

Dessa kostnader är allmänt kända som kvalitetsbristkostnader.

Det medför såklart att investeringar som görs för att möta dessa saker måste ses som kvalitetsupprätthållandekostnader.

En intressant sak med dessa termer är att det är är mycket dyrare att investera i kvalitet efter att något har gått fel eller avvikelser har upptäckts – det säger sig självt att det blir effektivare att motverka att avvikelserna någonsin uppstår.

Men vart lägger vi kostnaden? Resultaträkningen? Balansräkningen? Vad händer när vi ser det som en kapitalutgift? Kan en enskild investering vid en tidpunkt verkligen kontinuerligt räcka för att balansera mellan upprätthållande av och brist på kvalitet?

Intranät som agerar som en hubb som samlar styrande information, samarbetsverktyg och samarbetsytor tillsammans med intern kommunikation är i vår mening ett högaktuellt område och något som enbart kommer att växa i framtiden.

Ett absolut krav

Behovet av moderna lösningar som möjliggör den ”digitala arbetsplatsen” där du kan arbeta oavsett vart du är, vilken enhet du är på eller vilka personer du behöver jobba med är för många bolag inte längre något som går att välja. Det är ett absolut krav.

Nyckeln nu handlar om att snabbt kunna ställa om. Tiden när vi kunde ta 1,2 (Källa: Nielsen Normal Group) år på oss att implementera ett vinnande intranät är förbi. Vi måste kunna komma upp snabbt på banan och följa vår föränderliga omvärld.

Vi på Cognit gör detta genom att tillhandahålla olika paketerade lösningar som bygger på standardisering, best practice och kundanpassning. Det må låta som en motsägelse tills vi tänker på att det vi kundanpassar är strukturer och styrmodeller – inte primärt tekniska funktioner. När vi genomför processautomatiseringar handlar det ofta om saker som kan vara på banan på veckor, eller till och med dagar – eller i det bästa av fallen – timmar eller minuter.

Nuförtiden är alltså intranät så mycket mer än bara ett dokumenthanteringssystem, som det var från början. Idag kan intranätet vara ett fantastiskt verktyg för samarbete och kommunikation - både mellan individer och mellan ledning och medarbetare. Ett verktyg som leder till resultat.

Frågan ”Varför?” måste alltid besvaras

Inför ett intranät/internkommunikation/ledningssystemsinförande/certifierings/digitalarbetsplats-projekt måste alltid frågan "Vad är det för mål vi kontinuerligt vill förbättra mot?" besvaras.

Intranätet måste ha ett syfte för att användas och leverera nytta till organisationen.

Ta för vana att regelbundet ställa frågan "Varför?" även när lösningarna är uppe och rullar.

Kanske går det att lägga till en delmängd av de önskade funktioner som skulle underlätta för medarbetarna för att börja få effekter fort? Eller ta bort funktioner och information som inte används?

Hur mycket skulle ni tjäna på att ”hit the ground running” med en standardiserad lösning ni kan växa i?

This first appeared on Cognit.se:
Vad är ett intranät och varför är det fortfarande ett krav för företag 2019?

Prata med oss

Tack! Vi hör av oss så snabbt vi kan.

Kan du inte vänta? Ring Patrik på 073 660 90 74
Nejdå, något gick fel. Ring Patrik på 073 660 90 74 så bjuder han på lunch som kompensation.

Tack för att du läste!

Vi på Cognit är fantastiskt duktiga konsulter inom den digitala arbetsplatsen / Office 365 / SharePoint.

Följ oss gärna på Facebook och LinkedIn för att inte missa nästa intressanta uppdatering.