Uppskattad lästid: 0:00

Senast uppdaterad: 2018-10-04.

Du har säkert hört talas om eller använder redan idag Office 365 men är fundersam på om ni verkligen tar tillvara på potentialen i produkten. Det här är en guide som vi löpande uppdaterar för att ge en överblick och insikt i Office 365 och dess möjligheter baserat på hur Microsoft och kunder väljer att beskriva och prata om den. Låt oss börja:

Office 365 (för företag) är en samling produkter och tjänster från Microsoft

Det inkluderar bland annat en prenumeration på Office-paketet för alla dina enheter, verktyg för röst och videosamtal, fildelning och dokumenthantering, socialt intranät, hantering av publicerad information (ex policyer, informationssidor, ledningssystem), m.m. 

Nedan kommer vi gå igenom mer strukturerat vad varje sak är för att du enklare ska kunna förstå varför det är viktigt för dig och ditt bolag.

Kort sagt innehåller Office 365 alla de verktyg du behöver för att lyckas med din digitala arbetsplats. Det är det mobila kontoret du alltid har med dig oavsett vart du är.

Med Office 365 får du de moderna verktygen för samarbete som låter dina medarbetare skapa, hitta, dela och samarbeta digitalt. Skriva och dela dokument, lagra uppgifter, hantera projekt m.m.

Användare får verktyg som kontinuerligt förbättras och automatiskt hålls uppdaterade i den takt som vi har blivit vana vid i en moln-baserad värld. 

Självklart fungerar alla verktyg oavsett om du vill logga in från biblioteket på landet i Danmark, din mobil eller din bärbara jobbdator.

Hur brukar personer hamna i Office 365?

Innan vi går in på exakt vad verktygen är kan det vara värt att gå igenom hur våra kunder brukar komma i kontakt med Office 365.

Många kommer först i kontakt med produkterna i Office 365 när de behöver flytta sin e-post till molnet och vill ha en prenumeration på Office-paketet som skalar upp och ned med antal användare. Det här steget tas ofta av rent kostnadsmässiga och säkerhetsmässiga skäl.

Ett annat vanligt scenario är att företaget börjat växa och du inte längre har full koll på all information eller alla processer som existerar. Det börjar bli svårare att samarbeta och du känner att ni gör saker som ni redan gjort tidigare. Du letar efter digital ordning och reda och vill ha struktur på er information helt enkelt. 

Eller när du har ett befintligt system som börjar bli lite gammalt och behöver bytas ut.

Nu börjar vi titta mot KPIer som har att göra med effektivitet, produktivitet och kvalitet - och det är där Office 365 som helhet börjar bli riktigt kraftfullt.

Hur hamnade vi i molnet?

Dags för en kort historielektion (håll ut! Vi lovar att den behövs för att hänga med)

Förr i tiden hade många företag en egen server i källaren med en installerad version av SharePoint. 

Där lagrades alla filer, dokument, informationssidor, grupp-kalendrar m.m. 

Det var även vanligt att mycket skräddarsydd funktionalitet byggdes och lades in i SharePoint i ett försök att ha "en central plattform där allt finns". Tanken var god, 1 applikation - 1 sak att underhålla och investera i.

De stora uppgraderingarna av plattformen gjordes då ungefär vart 3:e år med blandade resultat, oftast beroende på hur mycket anpassningar som hade gjorts. Det var baksidan av 1 applikation-tanken.

När molnet började torna upp sig (ursäkta ordvitsen) var Microsoft redan långt framme med en molnversion av SharePoint som de allteftersom började uppgradera oftare och oftare. Första versionen släpptes redan 2010. 

Nu för tiden går det knappt en vecka innan något nytt har dykt upp eller något gammalt har förändrats. 

Det här är en av styrkorna med molnet - det går fort och vi kan snabbt möta förändrade förutsättningar på marknaden. 

En potentiell nackdel (enligt oss en fördel) är dock att möjligheterna till grova anpassningar minskade eftersom alla miljontals kunder behövde kunna uppgraderas till den nya versionen. Kunder började även ifrågasätta om underhållskostnaderna var rimliga i förhållande till produktivitetsvinsterna.

Vad det ledde till var att Microsoft kunde börja erbjuda mer riktade produkter som var riktigt bra på det de gjorde, med Office 365 som grund. 

SharePoint är idag motorn som hanterar den mesta dokument och fil-lagringen i Office 365's tjänster - även om det inte alltid syns för slutanvändare. 

När du samarbetar kring ett dokument i en realtidschatt med Microsoft teams jobbar programmet bakom huven direkt mot en teamsite i SharePoint - spännande, eller hur?

Det gick från att vara 1 central plattform (SharePoint) till att spridas ut till enskilda applikationer som alla gör 1 sak bra (Office 365) vilka samarbetar bakom kulisserna med en mycket sundare teknisk infrastruktur.

Det möjliggör ett helt annat plug & play tänk där era egna applikationer kan sys samman med de delar av Office 365 som passar för ert bolag på ett smidigt sätt och där du faktiskt också kan ta bort delar allteftersom nyheter dyker upp på marknaden, dels från Microsoft men också från 3:e parter.

Delarna i Office 365

Office programmen för alla dina enheter

Word, Excel, PowerPoint, Outlook m.m. De gamla vanliga produkterna nästan alla på planeten känner till. Men nu är det inte längre bara Office för datorn. Idag finns Office även för webben, mobilen och surfplattan. Du kan köpa en licens för Office 365 som innehåller eller inte innehåller officepaketet - men det absolut vanligaste är att köpa den som innehåller det.

SharePoint 

SharePoint är molntjänsten där du lagrar filer och information som flera personer behöver komma åt. Det är en hel plattform för samarbete över organisations, avdelnings och team-gränser för företag av alla storlekar. Microsoft själv kallar det för "Ditt mobila, intelligenta intranät".

Målet med SharePoint är att kunna skapa, dela, hitta och samarbeta kring information i hela företaget samt att kunna informera och engagera, ta vara på er kollektiva kunskap och omforma affärsprocesser.

Med team-sites eller grupper i SharePoint hanterar du ett team eller projekts dokumentation antingen som dokument eller direkt i den delade OneNote anteckningsboken som följer med varje SharePoint teamsite. När gruppen har uppgifter att synka sig kring använder du Planner som du kan visa direkt på SharePoint ytan och för att sprida information skapar du sidor och nyheter direkt i SharePoint.

Utöver detta kan du på olika sätt visa information från andra källor via integrationer, antingen med hjälp av de som finns tillgängliga out of the box eller genom att skräddarsy dem med hjälp av utvecklare.

De allra flesta som använder SharePoint sätter upp en standardiserad startsida och styr om alla anställdas webbläsare till att ha denna som startsida. Där lägger du snabblänkar till andra applikationer, bolagsnyheter, navigation till andra delar / teamrum m.m, kalender och annat som du vill att alla ska ha sett iaf 1 gång om dagen. Ett sätt att sy ihop hela lösningen och få det att kännas som en ingång till allt ni har.

I det moderna SharePoint brukar vi pratar om två olika typer av ytor i SharePoint. Teamsiter och Kommunikationssiter. Du kan faktiskt på nämnet rätt bra gissa dig fram till vad respektive typ av site är till för och det visar även att SharePoint sitter på ett par olika hattar. Dina informationssidor, policyer, manualer m.m. går till kommunikationssiterna - samarbetet, projekten och avdelningarna hamnar på teamsiterna.

Många av världens bästa intranät är skapade på SharePoint så du har säkert redan stött på det även om det kallades något annat på din arbetsplats.

Office 365 Groups

Grupper är inte en applikation, men ett koncept du behöver veta.

De är ett koncept som kan vara svårt att ta till sig. Men de är en grundläggande del av Office 365-världen och något som Microsoft satsar väldigt mycket på. 

En grupp är i korta ord en uppsättning av personer och rättigheter som får ett antal olika resurser kopplade till sig i ett antal olika tjänster. Inte helt lättbegripligt.

Tänk såhär: Du vill förmodligen att samma människor som har tillgång till gruppen i Teams ska ha tillgång till gruppens dokument i SharePoint och gruppens e-post i Outlook. Allteftersom tiden går läggs mer och mer av denna hopkoppling till grupper.

Det är än så länge extremt komplicerat för slutanvändare vad som händer när du skapar en grupp eftersom beslutet _vart_ du skapar din grupp ifrån gör att den beter sig annorlunda. En grupp skapad från Yammer får inte samma saker kopplade till sig out of the box som en grupp skapad från Microsoft Teams eller SharePoint.

Grupper är ett sätt att skapa samarbetsytor i flera av Office 365s verktyg samtidigt.

Exempel: Om du skapar en grupp från Teams får du kanalar i teams, en SharePoint teamsite, dokumentbibliotek i SharePoint, en delad anteckningsbok i OneNote och en gemensam e-postbrevlåda i Outlook.

Exchange / Outlook

Det här är oftast vad som gör att människor får upp ögonen för Office 365. Outlook ger dig moln-lagrad e-post, uppgifter och kalendrar som lagras säkert och är åtkomligt vart du än befinner dig. 

Ett väldigt bra alternativ till att ha en e-post server i källaren som måste uppgraderas och hanteras helt enkelt.

OneDrive

Lagra och dela personliga filer som tillhör företaget på ett enkelt sätt oavsett vart du är. 

Målet med OneDrive är att du ska kunna ha säker åtkomst till dina filer oavsett vart du befinner dig i världen och från vilken enhet som helst.

OneDrive ger varje användare 1TB lagring vilket borde täcka de allra flestas behov.

Mycket krut från Microsoft har på senaste tiden lagts på att skapa en enkel upplevelse för att dela filer med andra. Du kan nu i realtid samarbeta i samma dokument som en leverantör du delat en fil med och veta att allt lagras versionshanterat i OneDrive. Om någon exempelvis skulle få för sig att ta bort allt från filen är det här en trygghet som gör det enklare att anamma ett kollaborativt arbetssätt jämfört med det tidigare där bara hela färdiga versioner delades mellan medarbetare via e-post. Eftersom du kan skicka en länk till ett dokument undviker du även att ni jobbar på olika versioner och att någon i slutändan behöver sammanfoga e-postade ändringar från 10 olika dokument.

Skype For Business

Chatt, röst, video och konferens. Microsoft jobbar just nu med att införliva Skype for Business in i Teams. Det går dock utmärkt att fortsätta använda Skype For Business i dagsläget då det kommer ta ett tag för Microsoft att få klart hela storyn kring hur Teams ska ersätta Skype.

Skype tillhandahåller realtidschatt, VoIP, ljud, video och webkonferenser - dvs samma saker som Teams fast teams har fler saker. Så valet från Microsoft är rätt logiskt.

Teams

Teams är en hubb för samarbete i realtid över hela organisationen. 

Grupper (som vi nämnde ovan) _kan_ ha Teams påkopplat. Varje grupp i Teams har en eller flera kanaler. Se det som grupperingar av diskussioner. #Allmänt är standardkanalen som alla Team får. För marknadsteamet kanske du vill ha ett par andra kanaler. #Vårkampanjen2018, #Idéhörnan, #Omvärldsbevakning eller dylikt.

En spännande sak med teams är möjligheten att koppla på integrationer med andra system. Exempelvis kan du i #Omvärldsbevakning automatiskt få konkurrenternas publika nyheter publicerade, i #Vårkampanjen2018 kanske du vill se såfort någon påbörjat en task i Planner och i #Idéhörnan vill du se när någon skapat ett formellt förbättringsförslag i en SharePoint lista (det går att göra sådana flöden med out of the box "appar" i Teams eller med hjälp av Microsoft Flow)

Yammer

Den produkt i Office 365 som är mest lik ett forum eller Facebook. Du har grupper och du har flöden där människor (eller botar) kan skriva inlägg, kommentera, dela och gilla. Vid första anblick är överlappet med Teams rätt stort och att välja rätt kan vara svårt. Vi förespråkar idag att använda Teams såvida du inte har ett väldigt specifikt business case som gör Yammer till det rätta valet.

Flow

Flow är en av de mest intressanta produkter som dykt upp på marknaden. Syftet med verktyget är enkelt: Automatisering av affärsprocesser.

Produkten riktar sig inte bara till utvecklare utan även såkallade PowerUsers som med ett grafiskt gränssnitt (och ibland stöd av utvecklare) kan automatisera väldigt komplexa flöden.

Exempel: Säg att när HR markerar ett nytt anställningsavtal som "Signerat" så skapar vi automatiskt en ny användare i Office 365, vi skickar ut välkomstmail till den nyanställde, får dem att läsa igenom policyer, notifierar vaktmästaren om att nya nycklar behöver skapas, ger dem access till intranätet och avdelningssiten, skickar ett mail till gymmet att ett nytt gymkort ska ställas ut m.m.

När alla i kedjan tryckt på "ok" på sin respektive del så får chefen en notis om att "nu är Eva helt onboardad, dags att sätta igång med kompetensutvecklingen" - dvs ett nytt flöde har satt igång.

Eller ett exempel på ett mer tekniskt komplicerat flöde: När en säljare markerar en affär som vunnen i salesforce så skapar vi automatiskt en projektyta i SharePoint och kopierar över mallarna som det typet av projekt behöver och bjuder in den som är satt som ansvarig.

Den här typen av automatisering kan spara mycket tid och pengar.

PowerApps

Ett relativt nytt verktyg för att skapa skräddarsydda applikationer och mobilappar som används i företaget till en mycket lägre kostnad än vad som tidigare krävdes. 

Körjournaler som använder telefonen gps, app för att anmäla till event och kommunicera med deltagare när eventet väl sker med integrerade kartor till lokaler m.m, enkel semesteransökan eller sjukanmälan direkt från mobilen. Det är exempel på lösningar som inte behöver något annat än PowerApps, SharePoint och andra delar av Office 365.

Forms

Hur ofta har du ett behov av att samla in information från flera olika medarbetare i ett flertal olika format? Namn i fritext, betyg på chefen med stjärnor, visa bara kommentarsfältet om du satt 2 stjärnor eller färre. Det här är scenarion som blir enkla att tillhandahålla med Microsoft Forms. Tänk dig att på HR's yta i SharePoint kunna baka in ett formulär där användare själva kan ansöka om semester eller anmäla avvikelser. Det går nu enkelt att göra.

Planner

Planner är ett verktyg för att hålla grupper i synk kring arbete som ska, behöver, har och håller på att utföras. Hela tänket bygger på att du planerar visuellt i ett interaktivt gränssnitt där du med drag and drop organiserar dina uppgifter i vad som kallas "buckets". Du kan gruppera och filtrera efter status, vem/vilka som är tilldelad uppgiften, status, kategori och på flera andra sätt. Det är ett väldigt kraftfullt verktyg som kan ge dig en helhetsbild över allt du jobbar med i olika team, exempelvis genom "Mina uppgifter" delen av applikationen.

Du har tillgång till alla dina uppgifter, för alla dina team, på alla dina enheter via dedikerade applikationer för webben och mobilen.

Om du någonsin stött på Trello kommer du förstå direkt vad det är.

Microsoft 365

Det här är inte helt enkelt (och förmodligen något du vill ta in hjälp med om ni inte sitter på kompetensen redan). Så håll i hatten.

Office 365 är en del av ett erbjudande som kallas Microsoft 365. Erbjudandet breddar sig till produkter som exempelvis kan pusha ut rätt applikationer till din dator / mobil. AutoPilot gör att vi mycket enklare kan automatisera alla företagets enheter. När du packar upp din nya dator så kommer den via molnet att konfiguerera sig själv enligt bolagets alla policyer - du som användare behöver bara starta och köra.

Sluttankar

Fick du en bättre idé om vad Office 365 innebär ovan? 

Dela isf texten med en kollega eller på sociala medier och hör av dig med tankar och idéer om hur vi kan göra beskrivningen ännu bättre.

Tack för att du läste!

Vi på Cognit är fantastiskt duktiga konsulter inom den digitala arbetsplatsen / Office 365 / SharePoint.

Följ oss gärna på Facebook och LinkedIn för att inte missa nästa intressanta uppdatering.

Prata med oss

Tack! Vi hör av oss så snabbt vi kan.

Kan du inte vänta? Ring Patrik på 073 660 90 74
Nejdå, något gick fel. Ring Patrik på 073 660 90 74 så bjuder han på lunch som kompensation.