Vad är en verksamhetspolicy?
Uppskattad lästid: 0:00

Vad?

En policy är en av högsta ledningen framtagen avsiktsförklaring och vägledning för att styra beslut och uppnå önskade mål i organisationen.

Policys bör tas fram för de ämnesområden som högsta ledningen har identifierat som extra viktiga att efterleva för att organisationen skall kunna uppnå sin strategi. Vanliga ämnesområden är t.ex. kvalitet, miljö, informationssäkerhet och arbetsmiljö.

Det är inte ovanligt att ha ett flertal policyer, men ett bra alternativ är att skapa en verksamhetspolicy som omfattar alla dessa områden.

Policyn utgör ledstjärnan som vi riktar kompassen mot för att vi skall kunna ta ut riktningen för att kunna nå vår vision.

Ibland beskrivs den även som själva ramverket inom vilket organisationen har frihet att agera inom för det aktuella ämnesområdet.

Varför?

Vi etablerar en policy för att vi som organisation och enskilda medarbetare skall förstå vilka ämnesområden och tillhörande övergripande regler som är viktiga för vår verksamhets framtid och vidareutveckling.

Vi får övergripande information om vad som gäller och vad som förväntas av oss.

Ofta kommer företag i kontakt med begreppet verksamhetspolicy när de ska certifiera sig mot en ledningssystems-standard exempelvis enligt ISO 9001. Denna typ av standard kräver nämligen att företag har en dokumenterad policy avseende kvalitet.

Alla företag som är certifierade enligt ISO 9001 måste uppdatera sin policy regelbundet för att säkerställa att den är fortsatt relevant och att den är kompatibel med krav som ställs på organisationen. Samtidigt måste organisationen säkerställa att policyn är konsekvent, tydlig och användbar för alla som är involverade i företagets processer och aktiviteter.

Hur?

En policy som ingen följer är rätt tandlös. ISO’s ledningssystems-standarder t.ex. ISO 9001 kräver att organisationen har ett system för att övervaka att policyn följs och att den är konsekvent. Därför är det viktigt att säkerställa att alla i hela bolaget förstår och följer policyn.

Det finns inget krav på att en policy måste vara lång och tråkig.
Tvärtom - en policy som är lätt att förstå och följa är en bra policy.

En bra policy avseende kvalitet beskriver exempelvis:

  • Vilka vi är
  • Vad vi gör
  • Hur vi övergripande lever upp till ämnesområdets krav

Oftast har organisationer krav som ställs eller områden som är viktiga för företaget baserat på annat än bara ISO 9001 och kvalitet. För att medarbetarna inte ska drunkna i olika policys så är det då lämpligt att skapa en verksamhetspolicy som behandlar alla eller åtminstone flera av dessa ämnesområden.

En bra verksamhetspolicy beskriver exempelvis:

  • Vilka vi är
  • Vad vi gör
  • Vad som gör oss unika och leder till vår framgång
  • Hur vi agerar i vårt förhållande till våra kunder
  • Hur vi som leder och arbetar inom organisationen förväntas agera
  • Hur vi arbetar systematiskt med frågor som är viktiga för våra kunder, oss och vår omvärld.

Exempelvis är det vanligt att behandla informationssäkerhetskrav, arbetsmiljökrav, miljökrav och andra viktiga krav från bolagets övriga intressenter.

Det finns många sätt att göra en policy på. Den kan vara lång eller kort, ett dokument eller en utskriven plansch.

Vi på Cognit har hjälpt kunder att skapa policys som verkligen är unika för den aktuella organisationen och som sticker ut. En av våra kunder gjorde en snyggt designad väggplansch med policyn, en annan tryckte upp den på en sporttröja som signerades av alla anställda och ramades in.

Läs mer...

Vad är intressentanalys inom ISO 9001?
10 anledningar varför du ska ISO certifiera i en lågkonjunktur
Varför är riskhantering ett perfekt verktyg för att möta en lågkonjunktur?
Vad är ett medarbetarsamtal?
Vad är dokumentstyrning?
Vad är kundkravshantering?
Det bästa sättet att bygga ledningssystem
Moderna processkartor - mer än att visa processerna
Vad är processkartläggning inom ISO 9001?
Vad du behöver veta när du startar ett intranät-projekt
Hur går en ISO-certifiering till?
This first appeared on Cognit.se:
Vad är en verksamhetspolicy?

Prata med oss

Tack! Vi hör av oss så snabbt vi kan.

Kan du inte vänta? Ring Patrik på 073 660 90 74
Ajdå, något gick fel. Ring Patrik på 073 660 90 74 så bjuder han på lunch som kompensation.

Arbeta smartare och sundare med ett digitalt ledningssystem. så det blir tillgängligt och användbart.

Följ oss gärna på Facebook och LinkedIn för att inte missa nästa intressanta uppdatering.