Vad är dokumentstyrning?

Dokumentstyrning beskriver kortfattat hur dokument och informationstillgångar skall skapas, ändras och i samband med det styras, arkiveras och framförallt kommuniceras till berörda personer då de uppdateras.

Ju viktigare information som dokumentet eller informationen innehåller desto viktigare att de styrs på ett bra sätt.

Exempel på dokument och informationstillgångar där det är extra viktigt med noggrann styrning är konstruktionsritningar, recept, referens- respektive kodbibliotek.

Varför gör vi det?

Syftet med dokumentstyrning är att se till att rätt information förmedlas till rätt person så hen kan utföra sitt arbete på rätt sätt och hitta rätt information så snabbt som möjligt

Regler för hur dokument- och informations-tillgångar skall hanteras minskar sannolikheten för att föråldrad information används i verksamheten och risken att viktiga saker genomförs på ett felaktigt sätt.

Hur gör vi?

Nedan är ett utdrag från vår standardmall för dokumentstyrning som på ett kortfattat sätt ger en beskrivning av hur dokumentstyrning kan göras inom ett företag där traditionella verktyg som SharePoint och Microsoft Teams används.

Det kanske chockar dig, men det behöver faktiskt inte vara så komplicerat - även om du ska certifiera enligt ISO 9001.

Gällande information

Publicerad och av bolaget godkänd information som ska vara tillgänglig för alla och som är giltig och gällande ska publiceras på intranätet.

Material som du hittar på intranätet har tolkningsföreträde före allt annat material du kan hitta inom bolaget.

När vi publicerar en sida på intranätet skiljer vi på huvudinformationen och stöttande information.

Huvudinformation

Huvudinformationen bör vara så kort och koncist beskrivet som möjligt så att det täcker 80% av vad den genomsnittlige besökaren kan tänkas behöva.

Resterande 20% och annan referens/stöttande information publiceras som stöttande information genom att publiceras i biblioteket visas längst ner under huvudsidan eller som länkar.

Syftet med huvudinformationen är att vara en ingångsport till allt som berör ämnesområdet.

Stöttande information

Stöttande information är material som kan behövas för att fullt ut jobba med huvudinformationen men som inte används av alla besökare till området. Exempelvis specifika lagtexter, upparbetad kunskap inom området, formulär eller annat relaterat material.

När ett stöttande material är redo för publicering kopieras PDF-version av dokumentet över till rätt mapp under en huvudsida på intranätet och blir då publicerad.

Dokument som är föremål för revision, exempelvis vår QMS-dokumentation skickas för godkännande vid publicering på intranätet, systemet hanterar automatiskt flödet för godkännande baserat på dokuments typ vilket innebär att dokumentet måste märkas upp med "typ" innan det kan skickas för godkännande, i annat fall säger systemet ifrån.

Mallar som ska användas

I de vanligaste Office 365 verktygen, såsom Word, Excel och Power Point, har vi länkat in alla våra gällande mallar.

När du ska skapa ett nytt dokument så:

1. Klicka på "Arkiv" högst upp till vänster i Office 365-verktygets menyn och välj "Nytt"
2. Klicka på fliken för era bolagsspecifika mallar ("Företagsnamn", till höger om standardfliken Office) och välj mall utifrån vad du ska göra
3. Spara dokumentet under "Filer" i rätt Team, kanal och mapp samt enligt våra regler för "Namngivning av dokument"​​​​​​​

Ex. För att ta fram en offert i Word till en kund klicka fram till mallarna som finns under mappen "Affärsutveckla" och välj offertmall för den produkt/tjänst du ska offerera. Se till att spara offerten i Teams gruppen "Försäljning" i kanalmappen "Offerter". Skapa en ny mapp för kunden om det inte redan finns en sådan, namnge mappen med kundens fullständiga namn.

Framtagande av nya Mallar

Ny mall skapas från den generella mallen i respektive Office 365 verktyg, se vägledning under rubriken "Mallar som ska användas" för att hitta den generella mallen.

Vidareutveckling av befintliga Mallar

Tag en befintlig mall och spara ner den under rubriken Filer i Team "Utveckling" och kanal "Nya Mallar" enligt "Namngivning av dokument".

Gör förslag på förändringar i mallen och pinga KMA samordnare till mallen via Teams.

Andra relevanta saker att beskriva

Grundprincipen är att en användare ska kunna förstå hur den ska hantera information på bolaget genom att läsa om dokumentstyrning på intranätet.

Exempel på saker som du behöver beskriva:

• Er Microsoft Teams Struktur
• Teamens livscykel
• Kommunikation av ändringar vid uppdatering av information
• Arkivering av inaktuell information
• Er mapp- och filstruktur
• Regler för namngivning av dokument
• Projekthantering
• Dokumenthantering i OneDrive

Beroende på företag kan det såklart behövas andra specifika delar såsom

• Hantering av CAD-filer
• Hantering av InDesign-filer
• Process för godkännande av styrande dokument

Slutsats

Att skapa en systematik kring dokumentstyrningen är ett centralt krav inom exempelvis ISO 9001 och har faktiskt relativt lite med teknik att göra, det viktigaste från ett standardperspektiv är att systematiken fungerar. Men för att få effekt är det självklart viktigt att använda teknik så effektivt som möjligt.

Om du är intresserad av att veta mer hur ni kan bygga ett certifierbart ledningssystem som använder smarta IT-verktyg på effektivast sätt så ta och hör av dig via den gröna boxen nedan idag.