5 funktioner för dokumentbibliotek du kanske inte visste fanns i SharePoint

SharePoint är kanon för dokumenthantering och samarbete när det inte längre bara handlar om dina personliga filer. På dina SharePoint ytor kan team hitta alla dokument, uppgifter, listor, kontakter m.m som rör gruppen. Detaljen att även Microsoft Teams filer ligger på fullfjädrat SharePoint tar vi i en framtida artikel.

Nåväl, nu när du har blivit lite mer bekväm med SharePoint och kommit fram till hur de mest grundläggande bitarna fungerar finns det många funktioner som kan göra ditt liv lättare och du förmodligen inte tänkt på.

Så här kommer 5 av våra favoriter som du gärna får dela vidare med kollegor och vänner.

Nr 1 - Pinna viktiga dokument så att de är enkla att upptäcka

Alla dokument i ett bibliotek är inte skapade lika, vissa är viktigare eller används oftare än andra. Då är det toppen att kunna "pinna" ett dokument längst upp så att ingen kan missa det.

Du gör det väldigt enkelt: Markera dokumentet - välj "Fäst högst upp".
Den smarta förhandsgranskningen kommer även visa en bild hämtad från dokumentet om det är Word eller ett diagram om det är Excel.

P.S - Pin gäller per mapp. Så du kan ha vissa filer fästa i roten och andra i en undermapp. Bra va?

‍

Nr 2 - Jobba snabbt med filer från alla mappar

Har du många mappar i ett bibliotek kan det vara svårt att hitta eller uppdatera flera filer åt gången. Med en "platt vy" blir det busenkelt eftersom SharePoint kommer visa dig alla filer - oavsett vilken mapp eller undermapp de ligger i.

Efter att du har följt instruktionen i videon kan du nu redigera metadata för flera dokument samtidigt även om de ligger i olika mappar.

‍

Nr 3 - Skapa aviseringar om ändringar som görs i dokument

Visst är det skönt att känna att du har kontroll över vad som händer med dina dokument? När organisationer börjar använda SharePoint för att arbeta mer öppet blir vissa lite oroliga. "Hur håller jag koll på vad andra gör med mina dokument?" är en vanlig fråga.

Aviseringar är precis det verktyg du letar efter. I videon visar vi hur du får en veckosammanfattning varje måndag kl 8 över alla ändringar som har gjorts i ett bibliotek.

‍

Nr 4 - Enklare taggning med drag & drop

Använder du ofta olika val för att klassificera dina dokument med metadata? Istället för att öppna panelen kan du använda drag and drop för att tagga dokument! Smidigt va?

‍

Nr 5 - Ladda ner flera filer som en zip

Ibland vill du ladda ner flera filer för att exempelvis skicka till en leverantör som du inte vill bjuda in till er SharePoint lösning. Då är "Ladda ner som zip"-funktionen klockren.