Visst känns det rätt surt att göra "enkla" misstag som påverkar funktionaliteten och skapar irritation. Misstag som lätt hade kunnat undvikas?

Här delar vi med oss av några saker vi stött på det senaste året, alla med det gemensamt att de var enkla att göra och att man trodde man valde den bästa lösningen.

1. Startsidan på intranätet visar bara när en händelse börjar, inte när den slutar

Problemet blev tydligt när du ville veta när kollegan skulle komma tillbaka från semestern men bara kunde se när hen gick.

Vad har hänt?

Ni är väldigt mobilcentrerade och använder "Gruppkalender" istället för "Händelser" på intranätets startsida. Eftersom användare (än så länge) inte kan se gruppkalendrar i iOS visas inte all information - startsidan på intranätet visar bara när en händelse börjar, inte när den slutar.

Lösning:

Använd "Händelser" tills Microsoft kommer med uppdateringar som gör att gruppkalendrar fungerar som användare förväntar sig.

2. Alla har inte har fått samma information inför ett möte

Vad har hänt?

Ni använder Teams för att chatta men har lagt till Yammer på intranätets startsida. Olika människor skriver sedan till varandra på två olika plattformar, olika diskussioner försiggår på olika ställen och skapar sub-grupper i företaget. Öar är sällan bra.

Lösning:

Fråga användarna vilket verktyg de föredrar och varför. Använd sedan enbart det.

3. Användare har råkat duplicera dokument till olika lagringsplatser och har svårt att hitta material för att de glömt att synka alla bibliotek

Vad har hänt?

Era användare älskar OneDrive och jobbar bara ifrån utforskaren men era avdelningssiter har extremt många och komplicerade dokumentbibliotek.

Lösning:

Minska antalet dokumentbibliotek, använd en platt mappstruktur (helst bara en, max två, nivåer av mappar) och minimera metadata. Bibliotek som kräver mycket metadata, exempelvis Avtal, får fortsätta existera som separata bibliotek och de kommer oftast att skilja ut sig väldigt mycket.

4. Användarna kan inte längre hitta filservermapparna och får felmeddelanden

Vad har hänt?

Ni har blandat SharePoint och er filserver genom att lägga upp länkar till mappar på filservern i SharePoint. Allteftersom webbläsare blir säkrare och modernare förbjuds möjligheten att öppna Filutforskaren från webbläsarna vilket gör att användarna inte längre kan hitta filservermapparna.

Lösning:

Lägg länkarna som fulltext på en sida i SharePoint och låt användarna kopiera hela sökvägen. Eller migrera mer till molnet (kan vara svårt med vissa typer av filer).

5. Startsidan laddar långsamt och användare har svårt att hitta

Vad har hänt?

Startsidan är full av allt möjligt som kan vara "bra att ha" vilket påverkar prestandan, särskilt på äldre datorer. Användarna blir också förvirrade av alla extra valmöjligheter.

Lösning:

Rensa ut och ställ kritiskt frågorna "Vilket värde skapar den här funktionen?" och "Hur många använder den?". Behöver du scrolla mer än en halv sida på datorn för att se allt på startsidan har du för mycket saker.

‍

Har du själv några exempel på välmenande anpassningar som fått fel effekt? Låt oss veta i kommentarerna.

‍