5 enkla misstag i Office 365 och SharePoint som irriterar dina användare

Uppskattad lästid: 0:00

Visst känns det rätt dåligt att göra ett enkelt misstag som ingen hade kunnat gissa sig till skulle existera?

Nedan listar vi ett par saker av olika storlek och dignitet vi stött under det senaste året.

Alla har den gemensamma nämnaren att de var väldigt enkla att göra för en administratör och alla gjordes med den bästa av intentioner:

1. Ni är väldigt mobilcentrerade och använder ”Gruppkalender” istället för ”Händelser” på intranätets startsida.

Effekt: Användare kan (ännu) inte se gruppkalendrar I iOS. Startsidan på intranätet visar bara när en händelse börjar - inte när den slutar. Det här visar sig extra tydligt I semestertider när du vill veta när kollegan är tillbaka men bara ser när hen gick.

Lösning: Använd ”Händelser” tills Microsoft kommer med uppdateringar som gör att gruppkalendrar fungerar som användare förväntar sig

2. Ni använder Teams för att chatta men har lagt till Yammer på intranätets startsida.

Effekt: Olika människor skriver till varandra på 2 olika plattformar och skapar sub-grupper I företaget. Öar är sällan bra.

Lösning: Fråga användare vilket verktyg de föredrar och varför. Använd sedan enbart det.

3. Era användare älskar OneDrive och jobbar bara ifrån utforskaren men era avdelningssiter har extremt många dokumentbibliotek.

Effekt: Användare riskerar att duplicera och har svårt att hitta material bara för att de glömt att synka alla bibliotek.

Lösning: Använd färre dokumentbibliotek med en väldigt tunn mappstruktur (max 2 nivåer av mappar, helst bara 1) och minimera metadata. Bibliotek som kräver mycket metadata får fortsätta existera som separata bibliotek - och de kommer oftast att sticka ut väldigt mycket, exempelvis Avtal.  

4. Ni blandar SharePoint och er filserver genom att lägga upp länkar till mappar på filservern I SharePoint.

Effekt: Allteftersom webbläsare blir säkrare och modernare förbjuds möjligheten att öppna Filutforskaren från webbläsare vilket gör att användare inte längre kan hitta filservermapparna.

Lösning: Lägg hellre länkarna som fulltext på en sida I SharePoint och låt användare kopiera hela sökvägen. Eller migrera mer till molnet (något som vi vet kan vara svårt med vissa typer av filer).

5. Startsidan är full av allt möjligt som kan vara ”bra att ha”.

Effekt: Startsidan laddar långsammare, speciellt på äldre datorer och andra enheter. Användare blir förvirrade av de extra valmöjligheterna.

Lösning: Behöver du scrolla mer än en halv sida på datorn för att se allt på startsidan har du för mycket saker. Rensa ut och ställ kritiskt frågorna "vad för värde skapar den här funktionen? hur många använder den?"

Har du själv några exempel på välmenande anpassningar som fått fel effekt? Låt oss veta i kommentarerna.

Tack för att du läste!

Följ oss gärna på Facebook och LinkedIn för att inte missa nästa intressanta uppdatering, eller besök resten av vår webbplats.

Vi på Cognit är fantastiskt duktiga konsulter inom den digitala arbetsplatsen / Office 365 / SharePoint - så hör av er om ni vill ha hjälp.