Vad är avvikelsehantering?
Uppskattad lästid: 0:00

Vad är avvikelsehantering?

Avvikelsehantering är en process som används för att hantera avvikelser och kundsynpunkter. Rätt logiskt.

Poängen är att när vi hanterar avvikelser och kundsynpunkter på ett effektivt sätt kan vi förbättra våra produkter och tjänster och samtidigt förbättra kundupplevelsen.

Vad är en avvikelse?

När vi inte kan följa våra arbetsmetoder, något går fel eller vi upptäcker att vi kan förbättra sättet vi jobbar på så uppstår en avvikelse - en vara eller tjänst uppfyller inte våra krav.

Avvikelser och förbättringsförslag har lite olika perspektiv men är i stort samma sak – en möjlighet att förbättra sig. Antingen genom att minimera något negativt eller maximera något positivt.

För att hantera det här pratar många bolag om interna avvikelser eller förbättringsförslag. Är ni ISO certifierade så kommer ni förmodligen även att prata om ”ständiga förbättringar”.

Om vi inte hanterar våra avvikelser riskerar vi att det byggs upp en frustration inom organisationen som kan ge fler negativa effekter över tid.

Är det skillnad på avvikelser och kundsynpunkter?

En avvikelse är ett avvikande resultat eller händelse som inte uppfyller de förväntade kraven på kvalitet, effekt, kostnad eller tidsramar. Avvikelsen har vanligtvis upptäckts internt innan varan/tjänsten nått kunden.

En kundsynpunkt är ett klagomål eller kommentar från en kund som inte är nöjd med produkten eller tjänsten som erbjuds.

Det är inte ovanligt att företag hanterar dessa saker på olika sätt.

Vad vinner jag på att jobba systematiskt med avvikelser?

Korrekt implementerad avvikelsehantering har många fördelar.

Här är en icke komplett lista med exempel på hur effektiv avvikelsehantering kan hjälpa er:

  1. Förbättra kvaliteten på produkter eller tjänster genom att identifiera och åtgärda avvikelser snabbt och effektivt
  2. Öka kundnöjdheten och minska kostnaderna för reklamationer och returer
  3. Förbättra effektiviteten och kvaliteten på produkter och tjänster genom att säkerställa att processer och rutiner följs
  4. Förbättra ert anseende och möjliggöra att ni möter krav som ställs på er från kunder, lagar eller andra håll
  5. Minska riskerna för kostsamma olyckor och incidenter

Avvikelsehanteringssystemet kan också användas för att utvärdera arbetssäkerhetspraxis, miljöpåverkan och andra viktiga områden.

Det kan också hjälpa er att hålla koll på kostnader och förbättra produktiviteten genom att identifiera ineffektivitet inom processer.

Nackdelar med avvikelsehantering

Avvikelsehantering har också nackdelar.

Det kan vara tidskrävande och kostsamt att implementera och upprätthålla en avvikelsehanteringsprocess.

Det kan också vara svårt att dokumentera avvikelser och kundsynpunkter på ett sätt som gör att vi kan dra nytta av informationen så att hitta balansgången och ha effektiva stöd-system blir extra viktigt.

Vanliga misstag företag gör när de börjar jobba med avvikelser

Vanliga misstag som företag gör när de börjar jobba med avvikelser är att:

- inte ta sig tillräckligt med tid för att definiera processen för att identifiera avvikelser

- inte ta sig tillräckligt med tid för att förstå de konsekvenser som kan uppstå om avvikelser inte hanteras

- inte utforma ett effektivt system för att hantera avvikelser

Det är väldigt viktigt att se till att all nödvändig personal har rätt förutsättningar för att hantera avvikelser.

Ett grundläggande krav är att hålla företagets system för avvikelsehantering uppdaterat och inom ramarna för tredje parts krav, ex ISO 9001.

Undvik även misstaget att inte ta tillräckligt med tid för att följa upp och utvärdera resultaten av åtgärder som vidtas för att hantera avvikelser.

Var noga med att säkerställa att systemet för avvikelsehantering bidrar till ert konstanta förbättringsarbete.

Glöm inte återkopplingen

Underskatta inte tiden som behövs för att utvärdera och åtgärda avvikelser som rapporteras.

Att inte ta tillräckligt med tid för att kommunicera åtgärder som vidtagits för att hantera avvikelser, och att inte ta tillräckligt med tid för att dokumentera och spåra avvikelser som åtgärdats gör ofta att effekterna uteblir.

Vad är vanliga missuppfattningar om avvikelsehantering?

  • Att avvikelsehantering bara handlar om att lösa problem
    - Avvikelsehantering är mer än så, det handlar om att förebygga och identifiera problem och lösningar för att undvika att de uppstår igen.
  • Att avvikelsehantering är en enkel process
    - Processen är ofta mer komplex än vad man tror. Det krävs noggrann dokumentation, analys av möjliga orsaker, utvärdering av lösningar och åtgärder som tas för att förhindra att samma avvikelse upprepas.
  • Att avvikelsehantering är onödig
    - Processen är mycket viktig och kan hjälpa organisationer att identifiera och lösa problem och förbättra sin prestanda. Det kan också hjälpa dem att följa lagstiftningskrav, öka säkerheten och minska risker.

Läs mer...

Varför du absolut inte vill ha 0 avvikelser i ditt företag
10 anledningar varför du ska ISO certifiera i en lågkonjunktur
Varför är riskhantering ett perfekt verktyg för att möta en lågkonjunktur?
Vad är en allvarlighetsgrads-matris och varför är det viktigt?
Vad är riskhantering?
Moderna processkartor - mer än att visa processerna
Vad är en kompetensmatris?
This first appeared on Cognit.se:
Vad är avvikelsehantering?

Prata med oss

Tack! Vi hör av oss så snabbt vi kan.

Kan du inte vänta? Ring Patrik på 073 660 90 74
Ajdå, något gick fel. Ring Patrik på 073 660 90 74 så bjuder han på lunch som kompensation.

Arbeta smartare och sundare med ett digitalt ledningssystem. så det blir tillgängligt och användbart.

Följ oss gärna på Facebook och LinkedIn för att inte missa nästa intressanta uppdatering.